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CAPITULO
3
I.-
IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 14.000 EN UNA PYME
En
el capítulo recién visto se analizó y describió teóricamente la norma ISO
14.000, dándole especial énfasis al sistema comprendido en ISO 14.001, puesto
que es a través de esta norma que una organización puede ser certificada. En
el presente capitulo se desarrollara la propuesta de la implementación de un
Sistema de Gestión
Ambiental a una empresa.
DESCRIPCIÓN
DE LA EMPRESA
La
Empresa que se pretende certificar bajo ISO 14.000, corresponde a "Gráfica
Mans". La empresa se dedica a la fabricación de etiquetas autoadhesivas
(calcomanías) y a la impresión de propaganda en telas (banderines, poleras,
lapices, etc.). Esta empresa nace hace 30 años como una taller artesanal de
estampados, con el tiempo y la buena gestión y profesionalismo de su dueño
logra posicionarse dentro de este sector como una empresa de trayectoria en su
rubro, esta compuesta por 52 personas, entre gerentes, personal administrativo,
jefes de taller y operarios.
Organización
La administración general de la empresa es manejada por su dueño Don
Rafael Zamorano Mans, quien hace las veces de gerente general y representante
legal, su hijo, es quien se encarga del área comercial de la empresa. Las
áreas administrativas y de producción están a cargo de otros gerentes.
Descripción
de cargos
A continuación se detallarán las labores asociadas a cada área descrita
en el organigrama, describiéndose cuales son las responsabilidades, las
características profesionales y por cuantas personas están compuestas cada
área.
Gerencia
General
La gerencia general, como se dijo anteriormente está a cargo del dueño de
la empresa, Don Rafael Zamorano Mans, de profesión Dibujante industrial de la
Universidad Técnica del Estado (actual USACH) con un MBA de la Universidad
Adolfo Ibañez. La labor del gerente general es la coordinación de todas las
áreas de la empresa, es en esta gerencia en donde se fijan las metas y
objetivos que les serán exigidos a los otros gerentes. Aparte de estas labores
de Administración y gestión de la empresa. Don Rafael es quien personalmente,
está atento a la salida al mercado de nueva tecnología, la que luego de una
evaluación y si esta cumple con los requisitos que el considera le serán
beneficiosos a su empresa, compra en el extranjero, principalmente en Italia,
Estados Unidos y Alemania.
Esta gerencia esta compuesta por 3 personas, el Gerente General, un Junior y una
secretaria.
Gerencia
Comercial
Esta gerencia está a cargo de Rafael Zamorano Infante, de profesión
Ingeniero Civil industrial de la Universidad de Santiago. La misión de esta
gerencia es la comercialización de todas las líneas de productos que se
fabrican, también es esta gerencia la encargada de desarrollar nuevos
productos. De esta área dependen dos unidades o departamentos, que describiré
a continuación, además de 2 secretarias.
-
Departamento
de Ventas Santiago:
Esta unidad esta liderada por un jefe de ventas con basta
trayectoria en la venta industrial de productos gráficos de
serigrafía y estampados, la labor de este departamento es la
comercialización en toda el área metropolitana de los
productos. Este departamento esta compuesto además del jefe de
ventas, por 4 vendedores especialistas en el rubro.
-
Departamento
de Ventas Regiones:
Este departamento está dirigido por su jefe de ventas
regionales y compuesto por 3 vendedores. Dos de estos vendedores
realizan las ventas en las regiones Sur del país y uno en la
zona norte. al igual que el departamento de ventas Santiago, la
misión de este departamento es la comercialización de toda la
línea de productos de la empresa.
Gerencia
de Producción
La gerencia de producción está a cargo de Don Sergio Carrasco, de
profesión Técnico Industrial, esta gerencia es la Encargada de
realizar, diseñar y perfeccionar todos los procesos productivos
necesarios para la materialización de los pedidos encargados por el
área comercial de la empresa.
Esta gerencia esta subdivida en 2 áreas importantes de proceso, a
saber:
-
Taller
de impresión: Esta área está a cargo de un jefe de taller, el
cual tiene la responsabilidad del proceso productivo de
estampados ya sea en telas (lienzos, poleras, ropa, etc.),
afiches de papel, productos plásticos y todo lo relacionado al
área de impresión de la empresa. Esta área, aparte de su jefe
está compuesta por 22 operarios y 3 choferes. De este taller
también depende la bodega y el reparto de los pedidos a los
clientes.
-
Taller
Gráfico: Esta área de la gerencia de producción es la
encargada de realizar la primera parte del proceso de
producción, esta primera parte consiste en el
diseño y confección de los negativos, estenciles y bastidores
que serán usados en la segunda etapa de producción. Esta área
está dirigida por un jefe de taller, 5 técnicos gráficos y 4
operarios.
Gerencia
de Administración y Finanzas
Esta gerencia es liderada por el gerente de Administración y
Finanzas, Sr. Armando Muñoz Valdés, de profesión Ingeniero Comercial
de la Universidad Gabriela Mistral. Esta gerencia es la encargada de
administrar y optimizar los Recursos financieros de la empresa, entre
las labores que se le ha encargado a esta gerencia están la obtención
de financiamiento con los Bancos, obtención de líneas de crédito,
comercio exterior, obtención de las materias primas requeridas para el
proceso productivo, realizar el presupuesto anual, etc.
De esta gerencia dependen los siguientes departamentos:
-
Contabilidad:
Este departamento está a cargo del jefe de contabilidad y un
administrativo, este departamento es el encargado de preparar
los balances, estados de resultado, pago de IVA, pago de
facturas, pago de remuneraciones, pago de imposiciones, entre
otros.
-
Adquisiciones:
Este departamento está dirigido por un encargado de
adquisiciones mas una asistente, este departamento es el
encargado de las compras de materias primas e insumos requeridos
en el proceso productivo y en general de todo la interacción
con proveedores que mantiene la empresa.
Ya
conocida en detalle la estructura organizacional de la empresa, a continuación
describiremos las líneas de proceso que la empresa utiliza:
Líneas
de Proceso Empresa Gráfica Mans:
-
Diseños
Gráficos.
-
Off
Set.
-
Serigrafía.
-
Rotulación
Gráfica.
-
Metalúrgica
Publicitaria.
Es a través de
estas 5 líneas de procesos que la empresa utiliza que son creados los
distintos productos que mencionaremos a continuación:
Líneas
de Productos Empresas Gráficas Mans
-
Etiquetas
de tela Autoadhesivas.
-
Calcomanías
en plásticos.
-
Calcomanías
en papel.
-
Afiches
de Papel.
-
Letreros
metálicos.
-
Estampados
varios en prendas de vestir.
Proceso
Productivo
Como
se indicó anteriormente, existen en la empresa 5 líneas de procesos,
no obstante, el proceso productivo para estas 5 lineas de proceso es
básicamente el mismo.
Es
valido aclarar que los 5 tipos de procesos son, por así decirlo, 5
técnicas distintas de estampar un producto y se diferencian entre si
por aspectos tales como: Resolución (nitidez requerida) en el
estampado, cantidad de colores a combinar, mezcla de colores, tamaño
del estampado, etc,. Por ejemplo si queremos estampar la polera de un
equipo de fútbol con su numero y nombre, lo más recomendable es
hacerlo mediante un proceso serigráfico; Si por otro lado, tenemos
el estampado de una calcomanía circular de 5cm de diámetro, con un
logotipo de más de tres colores y con una leyenda escrita en su
contorno, lo mas apropiado seria hacerlo bajo un proceso Off-Set.
Del
ejemplo anterior diremos que a parte de las diferencias en la calidad de
impresión (mayor o menor resolución) la diferencia esta dada por el
precio del proceso, un proceso Off-Set es de mayor valor que un proceso
serigráfico, pues en este último es menor la materia prima requerida.
Finalmente, para formarse una idea general, pero ilustrativa, de los
procesos empleados en esta empresa Gráfica, diremos que el resultado de
cada proceso es un estampado, ya sea en cartón, un papel, una prenda de
vestir, una lamina de plástico o un latón.
Descripción
del proceso productivo
He
considerado de vital importancia describir los pasos del proceso
productivo, puesto que es aquí donde mejor podemos apreciar algunos de
los elementos y factores que impactan al medio ambiente, que es
precisamente lo que tenemos que tener claro antes de establecer y
desarrollar el Sistema de Gestión Ambiental, SGA, en la empresa.
Previo
a describir las distintas etapas del proceso productivo, diremos que la génesis
de este es un dibujo que trae el cliente para ser reproducido,
encenderemos por dibujo, un paisaje, un número, un logotipo, etc. En
general, cualquier elemento que pueda ser dibujado. Luego, una vez
definida la tarifa a cobrar al cliente, el dibujo es entregado al taller
gráfico, es aquí donde comienza el proceso productivo.
Etapas
del Proceso Productivo
En
el taller Gráfico:
-
El
dibujo es re-dibujado en algún elemento duro, generalmente,
cartón y haciéndose un molde que será utilizado en las demás
fases del proceso.
-
El
molde de cartón entra al proceso de fotomecánica donde se le
toma una impresión similar a una fotografía pero que es
desarrollada en un estencil (lámina de plástico poroso muy
parecido a una rejilla muy fina) del tamaño al que será
impreso finalmente. Esta operación es repetida de acuerdo al
número de estenciles o placas madres que se vallan a requerir,
esto dependerá de si el proceso será continuo,
o sea hecho en la máquina estampadora, o será hecho a mano.
Cuando el proceso es hecho a mano se le denomina proceso
serigráfico (aquí generalmente se necesitan varios estenciles
o placas madres) y cuando el proceso es continuo, por el alto
número de unidades solicitadas, el proceso es denominado Off-Set,
o sea, es hecho en máquinas estampadoras.
Una vez las
placas madres o estenciles terminados pasan al la segunda fase
del proceso, o sea al taller de Estampado.
En
el taller de Estampado:
-
Una
vez en el taller de estampado, es tomado el estencil o placa
madre y se le aplica una prueba de color. Esto consiste en
colocar el estencil en una maquina litografía y colorear todas
las zonas que deben ir con color en el estampado. Esto se hace
para probar que los calados (lugar por donde debe escurrir la
pintura al ser estampado) hayan quedado con la abertura
perfecta, si no es así, una vez en la máquina estampadora, la
pintura se correrá dejando un estampado defectuoso e ilegible.
-
Una
vez concluida la prueba de color, tenemos que el estencil o
placa madre está preparado para ser utilizado como el molde
definitivo. Es así que en esta etapa la placa madre es
insertada en la maquina estampadora la que es programada
computacionalmente para aplicar los colores necesarios en la
cantidad adecuada. Es en esta etapa donde se realiza la primera
prueba para comprobar la efectividad del proceso que será
aplicado a continuación.
-
Ya
revisado que la maquina estampadora está "a punto"
son pasados los artículos que serán estampados, o sea, esta es
la etapa de estampado.
-
Una
vez salidos los artículos de la máquina de estampado, son
dejados en unos estantes con bandejas por alrededor de 4 horas
hasta obtener un secado óptimo. O sea, esta es la etapa de
secado.
Cada
artículo estampado, una vez seco pasa por un control de
calidad, o sea, cada producto es chequeado que haya quedado
igual a la muestra hecha en la etapa de proceso 4, es decir que
haya tomado el color definido en esta etapa y que la pintura no
se haya corrido. Finalmente, los artículos son embalados y
guardados en bodega hasta ser entregados o retirados por el
cliente.
Ya
conocidos, en términos generales el proceso productivo, los productos y
las personas involucradas con la empresa y a modo de ir visualizando los
problemas ambientales de esta organización, se hará una lista de los
puntos críticos que producto de la diaria operatoria de esta fábrica
causa algún impacto ambiental en el medio ambiente y de esta forma dar
respuesta al porque esta empresa debe aplicar los instrumentos
estipulados en el Sistema de Gestión Ambiental y adoptar las acciones
correctivas de mejoramiento continuo que le permitirán certificarse
bajo la norma ISO 14.000.
PROPUESTA
DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Revisión
ambiental inicial
Puntos
críticos
Cabe
señalar que para hacer esta lista, se consideraron todas las áreas de la
empresa y no tan solo los procesos del área de producción. Esto se hace
para estar en concordancia de lo que es el espíritu de ISO14.000, o sea
una mejora continua que abarque todos los ámbitos de la empresa. Es así
que una primera revisión
ambiental inicial de la empresa nos muestra ciertos ítems que deberán
ser considerados:
-
Uso
de pinturas y solventes:
En el proceso de estampado se observa un uso de pinturas y
tintes de alta toxicidad (lo dicen las etiquetas de fabrica) los
que además son disueltos con solventes químicos.
Cabe señalar que el área en que son manipulados no cuenta con
ningún sistema de permita filtrar estas emanaciones y que estas
son ventiladas directamente al aire libre. Este hecho ha causado
algunos problemas con los vecinos de la fabrica ya que estos se
quejan de lo intenso de los olores expelidos.
-
Limpieza
de Utensilios y herramientas:
Todos los utensilio del taller, dado a que su mayoría son
expuestos a pinturas, son limpiados en unas cubetas que
contienen diluyente, una vez que se han limpiado un numero
determinado de herramienta y este liquido esta sucio, es
arrojado directamente a la tierra permitiendo de esta manera la
destrucción total de cualquier tipo de vegetación y lo podría
ser mas grave aún, al ser absorbido por la tierra este liquido
podría llegar a las napas subterráneas causando grave daño al
agua depositada en aquellos lugares.
-
Vehículos:
La empresa posee 2 camionetas de 500 kilos y dos camiones
para 1.500 kilos para los despachos de pedidos. Las dos
camionetas son Catalíticas, no así, los camiones que utilizan
Bencina con plomo, o sea no son catalíticos, luego el uso de
este combustible contribuye a la contaminación del aire por
efecto del monóxido de carbono expulsado en su combustión.
-
Eliminación
de Desechos:
La mayor cantidad de basura sale del área de producción, o
sea del taller, los desechos en su mayoría están compuestos
por latas y tarros de pintura que son botados a la basura. La
empresa no ha instaurado ningún sistema de reciclaje a
sabiendas de todos que estos envases de materias metálico son
comprados por chatarra.
-
Aseo
del Galpón de la Fábrica:
El suelo del taller es de Cemento sin ningún recubrimiento,
el que al ser barrido levanta una gran nube de polvo, lo que
favorece la contaminación del aire producto de las partículas
en suspensión que son barridas al aire.
-
Uso
de energía eléctrica:
Se observa un uso de energía un tanto derrochador, puesto
que nadie se preocupa por apagar los artefactos eléctricos
cuando no se ocupan, esto incluye las luces de oficina y
fabrica, uso de computadores, uso de anafes, etc.
Luego
de este preocupante cuadro situacional, y de la conciencia de su gerente
general y dueño por los efectos adversos al medio ambiente, se hace
necesario enfocar todos los esfuerzos por desarrollar dentro de la empresa
un Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo a sus posibilidades y que cumpla
con la norma de certificación ISO 14.001.
En
adelante, se tratará la instauración del Sistema de Gestión Ambiental
para la Empresa Gráfica Mans:
Encuesta
Situacional
Para
conocer la brecha existente entre la empresa y la norme ISO14001, se aplicó
una encuesta (ver anexo1), que fue respondida por el Gerente General. El
objetivo de esta encuesta es establecer la posición actual de la
organización con respecto al medio ambiente.
La encuesta consta de ochenta pregunta agrupadas en cinco ítems:
-
Política
ambiental.
-
Planificación.
-
Puesta
en practica y operación.
-
Verificación
y acción correctiva.
-
Revisión
de la administración.
La aplicación de la
encuesta para esta empresa mostró un resultado negativo, lo que
describe que no existe una preocupación por el medio ambiente ni menos
de que se haya instaurado un Sistema de Gestión Ambiental. En
definitiva existe una brecha enorme en cuanto a la situación actual de
esta empresa y lo estipulado por la norma ISO 14001.
Lo importante si, es
que existe una preocupación por parte de la administración general de
la empresa lo que constituye un punto a favor ya que la norma recalca de
que para que se instaure un sistema de gestión ambiental es de suma
importancia el compromiso y liderazgo continuo de la alta gerencia, lo
que nos asegurará el éxito en una etapa primaria del desarrollo de un
Sistema de Gestión Ambiental como es el que se propondrá a
continuación:
PROPUESTA
SISTEMA GESTIÓN AMBIENTAL (SGA) EN EMPRESA GRÁFICA MANS
Para
la aplicación del Sistema de Gestión Ambiental en la empresa se hace
necesario crear un departamento encargado de esta labor, con un encargo que
se contrate para estos efectos y que dependa directamente del Gerente
General, asegurando así, el reconocimiento formal, de todas las áreas y
personal de la organización. El departamento, dentro de la estructura
organizacional, ocupará un nivel de staff, no obstante, el responsable
último por el desempeño de este departamento es el Gerente General. La
propuesta de la nueva estructura organizacional es graficada en la figura
numero 2.
Política
Ambiental
La Administración general (Gerente General) será quien defina la
Política ambiental de la empresa. Esta política deberá considerar la
misión, valores y principios centrales de la organización, imponer
requisitos de comunicación entre todas actores involucrados, establecer una
política de mejoramiento continuo, velar por la prevención de la
contaminación, asegurar el cumplimiento de reglamentos, leyes
y otros criterios ambientales pertinentes que la organización ha suscrito,
De acuerdo a esto se propone un ejemplo de una Política Ambiental para la
Empresa:
"
Empresas Mans Ltda. , empresa del rubro gráfico, se propone el estricto
cumplimiento de Ley general de Bases del Medio Ambiente y cualquier otra Ley
o normativa que regule el medio ambiente, Para esto se ha propuesto
instaurar un Sistema de Gestión ambiental el que será revisado
periódicamente cumpliendo a cabalidad el concepto de mejoramiento continuo
aplicándolo en todos sus procesos productivos.
La
empresa comunicará a toda la comunidad su intención por mejorar su
relación con el medio ambiente, mantendrá información actualizada de
todos los documentos medio ambientales que sean de utilidad para los fines
que se ha propuesto. En la medida de nuestro alcance económico se irán
renovando las maquinarias y haciendo las mejoras correspondientes a todas
las áreas del taller y de esta manera asegurar un entorno de seguridad
laboral a todos nuestros empleados. Se favorecerá y fomentará la
capacitación y entrenamiento a todos los miembros de la organización. La
empresa estimulará al personal para que las basuras que se eliminen tengan
un proceso previo que asegure su reciclaje.
En
toda la empresa se minimizará el consumo de agua y energía eléctrica como
así también se preferirán las tinturas naturales a las químicas y
aplicando siempre los criterios preventivos ante eventuales emergencias que
tengan impacto sobre el medio ambiente".
La
empresa, además, se comprometerá a incorporar algunos principio rectores
internacionales, tales como:
-
Los
seres humanos constituyen el centro de las preocupaciones
relacionadas con el desarrollo sostenible. Tienen derecho a una
vida saludable y productiva en armonía con la naturaleza.
-
El
derecho al desarrollo debe ejercerse en forma tal que responda
equitativamente a las necesidades de desarrollo y ambientales de
las generaciones presentes y futuras.
-
A
fin de alcanzar el Desarrollo Sostenible, la protección del
medio ambiente deberá constituir parte integrante del proceso
de desarrollo y no se considerará en forma aislada.
-
Minimizar
cualquier impacto ambiental adverso significativo en el diseño
y posterior desarrollo de los productos ejecutados dentro de la
empresa.
-
Incorporar
conceptos de ciclo de vida.
-
Prevenir
la contaminación, en particular la contaminación del aire, de
la tierra y del aire.
-
Educar,
capacitar y comunicar a todos sus empleados en forma periódica
de todos los elementos concernientes con el medio ambiente.
-
Involucrar
y comunicarse con la comunidad.
-
Estimular
el uso del SGA por parte de proveedores y clientes.
-
Desarrollar
y mantener, cuando exista un peligro significativo, planes de
prevención de emergencias.
PLANIFICACIÓN
La
planificación, dentro del Sistema de Gestión Ambiental, nos servirá como
una herramienta efectiva para cumplir con la Política Ambiental definida
anteriormente.
Identificación
de los aspectos ambientales y evaluaciones de los impactos ambientales.
Diremos que un aspecto ambiental se refiere a un elemento de una
actividad, producto o servicio de una organización que interactúa con el
medio ambiente, e impacto se refiere al cambio que ocurre en el ambiente
como resultado del aspecto.
La empresa deberá identificar en todos los procesos productivos y procesos
en general, la relación de estos con el medio ambiente y su impacto. La
identificación de los aspectos ambientales y la evaluación de los impactos
ambientales asociados es un proceso que se puede tratar en las siguientes
etapas:
Etapa
1: Seleccionar una actividad, un producto o un servicio La
actividad, el producto o el servicio seleccionado debería ser lo
bastante grande para permitir un examen significativo y lo bastante
pequeño para poder ser comprendido en forma suficiente.
Etapa 2: Identificar aspectos ambientales de la actividad,
del producto o del servicio.
Identificar la mayor cantidad de aspectos ambientales posibles
asociados a la actividad , el producto o el servicio seleccionado.
Etapa 3: Identificar los aspectos ambientales Identificar la
mayor cantidad posible de impactos ambientales reales y potenciales,
positivos y negativos, asociados a cada aspecto identificado.
Requisitos
legales y otros
La empresa debe mantener y establecer un procedimiento para
identificar y tener acceso a los requisitos legales que se apliquen a los
aspectos ambientales de
sus actividades.
De esta forma se estima conveniente que la empresa, a través de su
encargado del departamento de gestión ambiental, mantenga información
escrita de todas las leyes y reglamentos relacionados con la actividad de
la empresa.
En un principio se aconseja empezar con lo siguiente:
-
Ley
de bases del medio ambiente.
-
Permisos
para operar el sector.
-
Reglamentos
específicos de estándares del sector industrial.
Objetivos
y Metas ambientales
La empresa debe establecer y mantener objetivos y metas ambientales
documentados. Para ello, debe considerar los requisitos legales y otros, sus
aspectos ambientales significativos, sus alternativas tecnológicas y sus
requisitos financieros, operacionales y comerciales.
Cabe mencionar que estos objetivos y metas deben ser consecuentes con la
Política Ambiental antes descrita.
De esta forma se sugiere priorizar los puntos crítico antes descritos y
definir con cual aspecto se va a comenzar.
Dado la capacidad económica de esta empresa, se recomienda comenzar por la
eliminación de desechos, puesto que la basura que es eliminada puede ser
vendida y así la empresa palearía de alguna manera los gastos de horas
hombre implícitos en el proceso de preparación de la basura para su venta
y reciclaje.
OBJETIVO:
Reciclar los desechos que son eliminados del área de producción.
META: Alcanzar una recuperación de la basura en un 70% en un plazo máximo
de 1 año.
INDICADOR: Kilos mensuales.
Programa
de Gestión Ambiental
La empresa debe establecer y mantener uno o varios programas para
alcanzar sus objetivos y metas.
El programa debe incluir:
-
La
designación de la responsabilidad para alcanzar los objetivos y
metas en cada función y nivel de la organización.
-
Los
medios y plazos dentro de los cuales se debe lograr.
Si
un proyecto tiene relación con nuevos desarrollos y con
actividades, productos o servicios nuevos o modificados, el (los)
programa (s) debe (n) enmendarse, cuando sea pertinente, para
asegurar que la gestión ambiental se aplique a tales proyectos.
Por lo tanto, los programas de gestión ambiental ayudan a la
organización a mejorar su desempeño. Cabe señalar que los
programas de gestión ambiental No fijan metas de desempeño.
De
esta forma para la empresa gráfica Mans se le sugiere la puesta
en desarrollo de un programa de gestión ambiental estructurado,
por ejemplo, de la siguiente forma:
-
Compromiso
con la política ambiental: Conservar los recursos naturales.
-
Objetivo:
Minimizar el uso de energía eléctrica
-
Meta:
Reducir en un 15% el consumo de energía eléctrica de la empresa.
-
Programa
Ambiental: Ahorro en la utilización se electricidad.
-
Acción:
Se apagaran todos los computadores, de la empresa en las horas en
que no están siendo utilizados.
IMPLEMENTACIÓN
Se
deben definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y
jerarquías para facilitar una gestión ambiental efectiva. La
administración general de la empresa debe proporcionar los recursos
esenciales para la implementación y el control del Sistema de Gestión
ambiental, esto incluye, recursos humanos y financieros.
De
esta forma es aconsejable que esta empresa exitosa en su gestión comercial
se ponga a la altura de sus resultados económico y contrate a un encargado
para el departamento de gestión ambiental, quien tendrá por función
única el asegurar que los requisitos del Sistema de gestión ambiental se
han establecido, implementados y mantenido conforme a la norma, además
deberá proporcionar al gerente general de informes periódico de la
evolución del SGA para supervisión y posterior mejoramiento.
Capacitación
y entrenamiento
La Empresa debe identificar las necesidades de capacitación y
entrenamiento para todos aquellos empleados cuyo trabajo pueda crear un
impacto ambiental significativo en el ambiente. El objetivo de este
procedimiento es el de tomar conciencia de:
-
La
importancia de la conformidad con la política y los
procedimientos ambientales y los requisitos del Sistema de
Gestión Ambiental.
-
Los
impactos ambientales significativos, reales o potenciales, de sus
actividades de trabajo y los beneficios ambientales derivados de
un mejor comportamiento personal.
-
Lo
necesario que es estar preparado para responder en caso de alguna
emergencia ambiental.
-
Las
posibles consecuencias en caso de apartarse de los procedimientos
de operación definidos.
Comunicación
La empresa debe establecer y mantener procedimientos de comunicación en
cuanto a los aspectos ambientales y al propio Sistema de Gestión Ambiental.
Este aspecto sirve de motivador a los empleados de empresa puesto que
estimula la comprensión y aceptación publica del esfuerzo emprendido por
la organización por mejorar su desempeño ambiental.
Los procedimientos de comunicación deberán abarcar:
-
Comunicación
interna entre las gerencias.
-
Comunicación
dentro de cada gerencia.
-
Recepción,
documentación y respuesta a las comunicaciones a los agentes
externos involucrados.
Documentación
del Sistema de Gestión ambiental, SGA.
La empresa debe establecer y mantener información en papel o algún
otro medio para:
-
Describir
los elementos centrales del SGA y sus interacciones.
-
Actualizar
dicha información y eliminar aquella que se encuentra obsoleta.
-
Indicar
la ubicación de la documentación relacionada y complementaria.
Control
de Documentos
La empresa debe establecer y mantener procedimientos de control de todos
los documentos requeridos por la norma, para asegurar que:
-
Puedan
ser ubicados.
-
Sean
examinados periódicamente.
-
Se
retiren sin demora los documentos obsoletos.
-
La
documentación debe ser legible, fechada y fácilmente
identificable, conservada en forma ordenada y modificarlos cuando
sea necesario.
Control
de operaciones
La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades
asociadas con los aspectos ambientales de acuerdo con su política,
objetivos y metas.
La empresa debe planificar estas actividades, incluyendo la mantención,
para asegurar que se efectúen según las condiciones especificadas
mediante:
-
El
establecimiento y mantención de procedimientos documentados para
abarcar situaciones en las cuales la ausencia de ellos pudiera
llevar a desviaciones de la política , objetivos y metas
ambientales.
-
La
estipulación de criterios de operación en los procedimientos.
-
El
establecimiento y mantención de procedimientos relacionados con
aspectos ambientales significativos identificables de bienes y
servicios usados por la empresa y la comunicación de los
procedimientos y requisitos correspondientes a los proveedores y
clientes.
Preparación
y respuesta ante situaciones de emergencia
La empresa debe establecer y mantener procedimientos que permitan
identificar la eventualidad y la respuesta ante accidentes y situaciones
de emergencia y para prevenir y mitigar los impactos ambientales que
puedan estar asociados a ellos. De esta forma, la organización debe
examinar y revisar, cuando sea necesario, sus procedimientos de
preparación y respuesta ante situaciones de emergencia, en particular,
después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.
Concretamente, la empresa deberá recopilar información sobre los
materiales peligrosos que utiliza, incluyendo el impacto potencial sobre
el medio ambiente y las medidas apropiadas que se tomaran en caso de un
eventual accidente, además se debe proporcionar planes de capacitación y
ensayo de su efectividad.
VERIFICACIÓN
Y ACCIÓN CORRECTIVA
Monitoreo
y medición
La empresa debe establecer y mantener procedimientos documentados para
el monitoreo y la medición regular de las características claves de sus
operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el
medio ambiente. Esto debe incluir registro de la información para
investigar el desempeño, los controles operacionales correspondientes y la
conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización.
No
conformidad y acciones correctivas y preventivas
La empresa debe establecer y mantener procedimientos para definir las
responsabilidades y la autoridad para manejar e investigar no conformidades,
como resultado de monitoreos y mediciones, tomando las medidas para mitigar
cualquier impacto causado y para iniciar y complementar las acciones
correctivas y preventivas. Por otro lado , la empresa debe implementar y
registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados que resulte de
las acciones correctivas y preventivas.
Registros
La empresa debe identificar, mantener y disponer registros ambientales.
Estos deben incluir, los registros de capacitación y los resultados de las
auditorias y revisiones. Estos registros deben ser legibles, identificables
y deben permitir que sean horizontales respecto de las actividades,
productos o servicios involucrados. Además deben estar ubicables y seguros.
Auditoria
del Sistema de Gestión Ambiental
La organización debe establecer y mantener uno o varios programas y
procedimientos para las auditorias periódicas del SGA, que se efectúen
para:
-
Determinar
si el SGA:
-
Está
conforme con las medidas planeadas para la gestión
ambiental, incluyendo los requisitos de esta norma.
y
-
Ha
sido implementado y mantenido correctamente ; y
-
Informar
a la administración general acerca de los resultados de las
auditorías.
El
programa de auditoría de la organización, incluyendo cualquier cronograma,
debe basarse en la importancia ambiental de la actividad en cuestión y en
los resultados de las auditorías previas. Para considerarse completos, los
procedimientos de auditoría deben abarcar el alcance, frecuencia y la
metodología de las auditorías, así como también, las responsabilidades y
requisitos para conducir las auditorías e informar los resultados. Por otro
lado, las auditorías del SGA pueden ser efectuadas por el socio de la
empresa y/o por partes externas seleccionadas por la empresa, las cuales
deben mantener objetividad e imparcialidad, así como también,
conocimientos apropiados.
Revisión
de la administración general
La administración general de la organización debe, a intervalos
determinados por ella misma, revisar el SGA, para asegurar su continua
conveniencia, adecuación y efectividad. El proceso de revisión de la
administración debe asegurar que se reúna la información necesaria para
que la administración pueda efectuar esta evaluación. Esta revisión debe
documentarse y debe considerar la posible necesidad de cambios a la
política, objetivos y otros elementos del SGA, a la luz de los resultados
de la auditoría del SGA, de los cambios de circunstancias y del compromiso
por un mejoramiento continuo. Este último punto resulta imprescindible para
mantener un SGA viable. Además, la revisión del SGA deberá tener un
alcance lo bastante amplio para tratar las dimensiones ambientales de todas
las actividades, productos o servicios de la organización, incluyendo su
impacto en el comportamiento financiero y su posible posición competitiva.
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